การทำจดหมายเวียนนั้น จะใช้ wizard ซึ้งจะทำไปที่ละขั้นตอนโดยมีขั้นตอนการทำงานทั้งหมด 6 ขั้นตอนดังนี้
ขั้นที่ 1: เลือกประเภทของไปรษณีย์ผนวก
ขั้นที่ 1: เลือกประเภทของไปรษณีย์ผนวก
ขั้นที่ 2 : เลือกเอกสารที่จะนำมาใช้
ขั้นที่ 3: สร้างฐานข้อมูลรายชื่อผู้รับ ในขั้นตอนนี้จะกำหนดแหล่งข้อมูลของผู้รับเช่น ชื่อ ที่อยู่ ซึ้งอาจอยู่ในไฟล์ของ Excel,Access, รายชื่อผู้ที่ติดต่อด้วยของ Qutlook หรือแม้แต่ไฟล์ของ Word ก็ได้เช่นกัน แต่ทั้งนี้ข้อมูลแต่ละฟีลด์ เช่น ฟีลด์ชื่อ หรือฟีลด์นามสกุล จะต้องคั่นด้วยแท็บ และข้อมูลของผู้รับแต่ละคนต้องอยู่กันคนละบรรทัด หรือคุณอาจเลือกวิธีสร้างฐานข้อมูลและใส่ข้อมูลลงไปใหม่เลยก็ได้ดังรูป คลิก พิมพ์รายการใหม่ คลิก สร้าง เพื่อสร้างฐานข้อมูลใหม่ ป้อนข้อมูลของผู้รับลงไป ฟีลด์ใดที่ไม่ใช้ให้คลิกปุ่ม กำหนดเอง แล้วลบฟีลด์นั้นทิ้ง กำหนดชื่อที่จะบันทึกเป็นฐานข้อมูล คลิกเลือกชื่อผู้รับ
ขั้นที่ 4: วางองค์ประกอบในจดหมาย 
ขั้นที่ 5: ดูตัวอย่าง
ขั้นที่ 6:พิมพ์จดหมาย 
การสร้างจดหมายเวียนนี้เป็นการสร้างใน word 2003 นะครับ
